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¿Cómo redactar emails de trabajo en inglés?

[fa icon="calendar"] 28/02/17 11:00 / por Wall Street English México

Wall Street English México

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Hoy en día, comunicarnos vía email se ha vuelto muy común, especialmente en el mundo profesional. Esto nos da una gran flexibilidad al momento de contactar personas con urgencia, que se encuentran lejos de nuestra ubicación o para enviar información rápidamente.

 

Si en tu sitio de trabajo debes tratar con clientes y personas de otros países, seguramente te ha tocado comunicarte con ellos en inglés. Es por esto que con este artículo queremos mostrarte la estructura básica y alguna frases en inglés para que escribas emails de trabajo en inglés con éxito.

 

Tips para redactar emails de trabajo en inglés

 

1. Subject - Asunto

En la barra de asunto debes escribir de qué se trata el email, de esta manera la persona sabrá la razón por la que deseas comunicarte con ella. Esto debes escribirlo de manera concisa y directa, debes expresar claramente el motivo del correo.

 

Por ejemplo

  • “Information request” → “Solicitud de información”
  • Application for..” → “Aplicación para..”
  • “Agenda for meeting..” →  “Agenda para la reunión del..”

 

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2. Saludo

Tu email siempre debe comenzar con un saludo. Existen muchas maneras de saludar en inglés, pero como se trata de un email formal, debes comenzarlo con “Dear”.

 

Algunos ejemplos

  • Dear Mr./Ms. Jones → Estimado Sr/Sra Jones
  • Dear Dr. Smith → Estimado Dr. Smith

 

Si no conoces el nombre de la persona a la que le escribes, puedes escribir tu saludo de la siguiente manera:

  • Dear Sir/Madam → Estimado Señor/Señora
  • To whom it may concern → A quien pueda interesar

 

3. Contenido

Lo primero que debes hacer al comenzar a redactar el contenido de tu email, es explicar “brevemente” la razón por la que escribes. Esto lo puedes hacer utilizando las siguientes frases:

 

  • “I am writing to..”. Por ejemplo: “I am writing to apply for the position of Marketing Assistant” → “Escribo para aplicar por el puesto de asistente de Marketing”
  • “I am writing in reference to..” Por ejemplo: “I am writing in reference to our conversation yesterday..” → “Escribo en referencia a nuestra conversación de ayer..”
  • “With reference to..” Por ejemplo: “With reference to our meeting on Friday, I would like to let you know that..” → “En referencia a nuestra reunión del viernes, me gustaría que supieras..”

 

Si deseas pedir información sobre algo, puedes hacerlo con las siguientes frases y preguntas:

  • “Could you please let me know..” Por ejemplo: “Could you please let me know if you can attend to the meeting on Friday?” → “Por favor me podrías decir si puedes asistir a la reunión el viernes?”
  • "Would you please send me more information about…?" Por ejemplo: "Would you please send me more information about the conference? "¿Podría enviarme mayor información acerca de la conferencia?" 
  • "I am interested in… and I would like to know…"  → "Estoy interesado (a) en… y me gustaría saber…"

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Si estás contactando a la persona para darle alguna información, puedes usar estas frases:

  • “We're happy to let you know that..” Por ejemplo: “We're happy to let you know that your article has been selected for publication” → “Estamos contentos de hacerte saber que tu artículo ha sido escogido para publicarlo”
  • “I'm glad to inform you that..” Por ejemplo: “I'm glad to inform you that we are holding our annual conference this month” → “Nos entusiasma informarle que este mes estaremos dando nuestra conferencia anual”

 

Para hacer saber a una persona que le has enviado un archivo adjunto, puedes hacerlo de la siguiente manera:

  • “Attached please find the documents regarding..” → “Adjunto encontrará los documentos respecto a..”
  • “Please find attached the document you requested” →“Adjunto encontrará los documentos que solicitó”
  • “I am attaching..” → “Estoy adjuntando..”

 

Recuerda que los emails no deben ser largos, por lo que intenta ir siempre al grano con lo que deseas comunicar y utiliza una gramática sencilla, sin tiempos verbales demasiado complejos. Además, como se trata de un email de trabajo, evita usar abreviaciones y utiliza un vocabulario formal.

 

4. Cierre

Para cerrar puedes agradecer la atención prestada a tu email, hacerle saber a la persona que estás a la orden para cualquier otra información que necesite o para coordinar alguna reunión.

 

Algunas maneras de redactar esto:

  • “I look forward to hearing from you” → “Espero escuchar pronto de usted”
  • “Thank you for your assistance” → “Gracias por su ayuda”
  • “If you need further assistance do not hesitate to contact me.” → “Si necesita ayuda adicional, no dude en contactarme”

 

Por último, finaliza con una frase de despedida y tu nombre o el de la compañía a la que representas. También puedes agregar tu información de contacto, como tu númer de teléfono o email personal.

 

Algunos ejemplos de cláusulas para cerrar:

  • “Sincerely,..”
  • “Yours sincerely, ..”.
  • “Respectfully..”

 

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Recuerda que estas frases las puedes ajustar a tu situación, pero algo a tomar siempre en cuenta es que al terminar de redactar el email, debes revisarlo para descartar cualquier error gramatical. Una buena ortografía es clave para dejar una buena imagen a las personas que contactamos.

 

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¿En tu trabajo debes contactar clientes internacionales? Acá te dejamos algunos tips para tener llamadas en inglés exitosas

 

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Tema: Work, trabajo